Informativa sulla privacy

In relazione all’applicazione del Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE (Regolamento generale sulla protezione dei dati, di seguito “GDPR”), in vigore dal 25 maggio 2018, desideriamo fornirLe alcune informazioni importanti riguardanti le modalità con cui trattiamo i Suoi dati personali e i diritti che Le spettano in relazione a tale trattamento.

Per dati personali si intendono tutte le informazioni riguardanti una persona fisica identificata o identificabile (l’interessato). Si tratta, ad esempio, di dati quali nome, cognome, indirizzo, data di nascita, numero di telefono o indirizzo e-mail (l’elenco non è esaustivo).

Il Titolare del trattamento dei dati personali è il soggetto che, da solo o congiuntamente ad altri, determina le finalità e i mezzi del trattamento dei dati personali, ossia decide come i Suoi dati personali vengono trattati ed è responsabile del loro trattamento nel rispetto della normativa vigente.

Il Titolare del trattamento dei Suoi dati personali, trattati per le finalità di seguito indicate, è:

Tartak “Olczyk” Sp. z o.o.

Świdno 1

29-105 Krasocin

Per quali finalità e su quali basi giuridiche possiamo trattare i Suoi dati personali?

I Suoi dati personali possono essere trattati per le seguenti finalità:

1. Conclusione ed esecuzione del contratto

(ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. a) del GDPR)

Compresa la verifica dell’affidabilità creditizia e la gestione contabile del contratto, sulla base dei dati da Lei forniti oppure di dati ottenuti da altre fonti, quali:

il Registro Nazionale Giudiziario (Krajowy Rejestr Sądowy),
il Registro Centrale e Informazione sull’Attività Economica (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej),
gli Uffici di Informazione Economica (Biura Informacji Gospodarczej),

fermo restando che, in ogni caso, l’acquisizione di tali informazioni avviene sulla base delle disposizioni di legge che disciplinano il funzionamento delle singole banche dati.

2. Adempimento degli obblighi legali cui siamo soggetti

(ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. c) del GDPR)

In particolare:

a) adempimento degli obblighi fiscali, compresa l’emissione e la contabilizzazione di fatture e di altri documenti contabili;

b) adempimento degli obblighi connessi all’esercizio dei diritti previsti dal GDPR, compreso quanto necessario per identificare e verificare l’identità della persona che presenta una richiesta e per fornire il relativo riscontro.

3. Perseguimento del nostro legittimo interesse

(ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f) del GDPR)

In particolare:

a) svolgimento di attività di marketing diretto dei nostri prodotti o servizi durante l’esecuzione del contratto;

b) accertamento, esercizio o difesa di un diritto in sede giudiziaria in relazione a pretese che possano derivare dalla conclusione dei contratti (esecuzione e liquidazione del contratto, gestione dei reclami) oppure connesse all’adempimento degli obblighi previsti dal GDPR (al fine di dimostrare la conformità alla normativa);

c) risposta alle domande e alle richieste di offerta inviate tramite posta elettronica, mediante il modulo di contatto o direttamente all’indirizzo e-mail di un dipendente (gestione della corrispondenza elettronica);

d) consentire i contatti tra i dipendenti delle parti contrattuali che non sono parte del contratto stesso, sia nella fase di presentazione dell’offerta sia durante l’esecuzione dei contratti conclusi;

e) verifica dell’identità dei dipendenti dei partner commerciali che collaborano con la Società, ad esempio degli autisti incaricati del ritiro dei nostri prodotti oppure del ritiro dei prodotti ordinati presso il nostro partner commerciale.

Il conferimento dei dati personali è facoltativo, ma necessario per il perseguimento delle finalità sopra indicate, ad esempio per poter concludere un contratto con Lei oppure per rispondere alle Sue domande. Il consenso, ove richiesto, è sempre espresso in modo libero e volontario.

Potremo inoltre trattare i Suoi dati personali per altre finalità, purché siano rispettati tutti i requisiti previsti dalla normativa applicabile, in particolare qualora disponiamo di un’idonea base giuridica per il trattamento e abbiamo adempiuto agli obblighi informativi nei Suoi confronti.

Per quanto tempo trattiamo i Suoi dati personali?

I Suoi dati personali sono trattati per i seguenti periodi (che rappresentano i periodi massimi di conservazione dei dati):

Dati trattati ai fini della conclusione e dell’esecuzione del contratto – per tutta la durata del contratto e, successivamente, fino alla scadenza dei termini di prescrizione dei reciproci diritti e pretese (esclusivamente ai fini dell’accertamento, dell’esercizio o della difesa di un diritto), sulla base del legittimo interesse del Titolare del trattamento oppure fino alla valida presentazione di un’opposizione al trattamento.
Dati trattati ai fini dell’adempimento degli obblighi fiscali – per il periodo previsto dalla normativa fiscale applicabile, che di norma è pari a 5 anni dalla fine dell’anno solare in cui è stata emessa la fattura.
Dati trattati ai fini dell’adempimento degli obblighi connessi all’esercizio dei diritti previsti dal GDPR – per il periodo necessario a consentire la difesa da eventuali pretese, ossia per il termine di prescrizione delle azioni relative alla violazione dei diritti della personalità.
Dati trattati per finalità di marketing diretto dei nostri prodotti o servizi – fino alla presentazione di un’opposizione al trattamento; successivamente all’opposizione o alla revoca del consenso, i dati saranno conservati esclusivamente ai fini della difesa da eventuali pretese, per il termine di prescrizione delle azioni relative alla violazione dei diritti della personalità.
Dati trattati ai fini dell’accertamento, dell’esercizio o della difesa di un diritto – per il periodo di prescrizione delle pretese vantate sia nei confronti della Società sia dalla Società stessa.
Dati trattati per rispondere a domande e richieste di offerta inviate tramite posta elettronica – fino alla valida presentazione di un’opposizione oppure fino alla scadenza dei termini di prescrizione delle reciproche pretese connesse alla corrispondenza intercorsa, ad esempio in relazione all’esecuzione di un contratto.
Dati trattati per consentire i contatti tra i dipendenti delle parti contrattuali – fino alla valida presentazione di un’opposizione oppure fino alla scadenza dei termini di prescrizione delle reciproche pretese connesse alla corrispondenza intercorsa, ad esempio in relazione all’esecuzione di un contratto.
Dati trattati ai fini della verifica dell’identità dei dipendenti – fino alla presentazione di un’opposizione oppure fino alla scadenza dei termini di prescrizione delle reciproche pretese connesse alla corrispondenza intercorsa, ad esempio in relazione all’esecuzione di un contratto.

Da quali fonti raccogliamo i Suoi dati personali?

Nelle situazioni ordinarie, raccogliamo i Suoi dati personali direttamente da Lei, ad esempio nell’ambito della conclusione e dell’esecuzione di un contratto oppure per rispondere alle Sue richieste (ad esempio attraverso gli indirizzi di contatto indicati sul nostro sito web). Possiamo inoltre acquisire dati da fonti pubblicamente accessibili, quali il sito internet della Sua azienda o dell’azienda presso la quale lavora, limitatamente a dati quali nome, cognome, qualifica professionale, numero di telefono aziendale e indirizzo e-mail aziendale (per finalità di contatto), nonché dal Registro Nazionale Giudiziario (Krajowy Rejestr Sądowy) o dal Registro Centrale e Informazione sull’Attività Economica (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej), al solo scopo di verificare le informazioni da Lei fornite e limitatamente ai dati ivi contenuti. Possiamo altresì acquisire dati da portali di settore pubblicamente accessibili. I Suoi dati personali possono inoltre esserci comunicati dal Suo datore di lavoro, al fine di consentire i contatti nell’ambito del contratto concluso con quest’ultimo oppure di verificare la Sua identità (ad esempio qualora Lei sia l’autista incaricato del ritiro dei nostri prodotti). A chi comunichiamo i Suoi dati personali? I Suoi dati personali non saranno comunicati a terzi, salvo nei casi in cui ciò sia necessario per l’esecuzione di un contratto di cui la Società è parte (ad esempio un contratto con una compagnia assicurativa oppure con un cliente al quale vengono consegnati i prodotti della Società mediante trasporto esterno) oppure qualora tale comunicazione sia richiesta dalla legge, ad esempio su richiesta della Polizia o di altra autorità competente. I dati personali potranno inoltre essere comunicati qualora sussista un’altra idonea base giuridica per il trattamento; tale presupposto viene sempre verificato dalla Società e l’interessato ne viene informato ove previsto dalla normativa applicabile. I Suoi dati personali possono altresì essere comunicati ai responsabili del trattamento che trattano i dati per nostro conto, quali le società che forniscono servizi di vigilanza e sicurezza (ad esempio quando visita il nostro stabilimento) oppure altri fornitori di servizi informatici. Con tali soggetti stipuliamo specifici accordi di nomina a Responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR, che consentono loro di trattare i Suoi dati esclusivamente per le finalità e nei limiti stabiliti nel relativo contratto. I Suoi dati personali possono inoltre essere comunicati ai dipendenti di altri reparti della Società. Ad esempio, qualora abbia concluso un contratto con il reparto vendite, i Suoi dati saranno comunicati anche al reparto contabilità ai fini della gestione amministrativa e contabile del contratto. L’accesso ai dati personali è consentito esclusivamente ai dipendenti debitamente autorizzati, limitatamente ai dati necessari per lo svolgimento delle mansioni connesse al proprio incarico. Qualora i Suoi dati personali dovessero essere trasferiti al di fuori dello Spazio Economico Europeo (SEE), la Società adotterà tutte le misure di garanzia appropriate affinché tale trasferimento avvenga nel pieno rispetto della normativa vigente in materia di protezione dei dati personali.

Quali sono i Suoi diritti in relazione al trattamento dei Suoi dati personali?

Lei ha il diritto di accedere ai Suoi dati personali, di ottenerne una copia, di richiederne la portabilità, la rettifica o la cancellazione, nonché il diritto di ottenere la limitazione del trattamento. Ha inoltre il diritto di non essere sottoposto a una decisione basata unicamente su un trattamento automatizzato, compresa la profilazione, che produca effetti giuridici nei Suoi confronti o incida in modo analogo significativamente sulla Sua persona. Per maggiori informazioni sui Suoi diritti, La invitiamo a consultare la documentazione informativa disponibile presso l’Autorità Garante per la protezione dei dati personali. Lei ha inoltre il diritto di proporre reclamo all’Autorità di controllo competente per la protezione dei dati personali. Revoca del consenso Qualora i Suoi dati personali siano trattati sulla base del Suo consenso, Lei ha il diritto di revocare tale consenso in qualsiasi momento. La revoca del consenso può essere comunicata inviando una richiesta all’indirizzo e-mail oppure all’indirizzo postale indicati di seguito nella sezione “Come contattarci”. La revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento effettuato sulla base del consenso prima della sua revoca. In caso di revoca del consenso, la Società valuterà se sussistano altre basi giuridiche che consentano di continuare il trattamento dei Suoi dati personali.

È inoltre importante ricordare che, ogniqualvolta i Suoi dati personali siano trattati ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera f) del GDPR, ossia sulla base del legittimo interesse della Società (come indicato sopra), Lei ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei dati personali per motivi connessi alla Sua situazione particolare. A seguito della presentazione dell’opposizione, la Società non potrà più trattare i Suoi dati personali, salvo che dimostri l’esistenza di motivi legittimi cogenti per procedere al trattamento, prevalenti sui Suoi interessi, diritti e libertà, oppure qualora il trattamento sia necessario per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria.

Il trattamento dei dati personali basato sul legittimo interesse della Società (art. 6, par. 1, lett. f) del GDPR) è sempre preceduto da un’attenta valutazione interna finalizzata a verificare l’effettiva sussistenza di tale interesse legittimo. Con riferimento ai trattamenti fondati sul legittimo interesse, si evidenzia che tale base giuridica consente alla Società di trattare i dati personali, senza necessità di acquisire uno specifico consenso aggiuntivo, per finalità di marketing dei propri prodotti o servizi durante il periodo di validità del rapporto contrattuale, ad esempio mediante attività di marketing tradizionale tramite posta. È altresì opportuno ricordare che, quando il trattamento dei dati personali è effettuato ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera f) del GDPR per finalità di marketing diretto dei prodotti o servizi della Società, Lei può opporsi in qualsiasi momento a tale trattamento senza dover motivare la Sua opposizione con una situazione particolare.

A seguito della presentazione dell’opposizione, la Società non potrà più trattare i Suoi dati personali per finalità di marketing dei propri prodotti o servizi sulla base dell’art. 6, par. 1, lett. f) del GDPR, limitatamente ai dati trattati per tali finalità. L’opposizione può essere esercitata con le modalità indicate di seguito nella sezione “Come contattarci”. Come contattarci? Per qualsiasi questione relativa alla protezione dei dati personali, compresa la presentazione di un’opposizione, la revoca del consenso, la segnalazione di una presunta violazione della normativa in materia di protezione dei dati personali oppure l’esercizio di qualsiasi altro diritto previsto dal GDPR, può contattarci tramite e-mail all’indirizzo: biuro@tartakolczyk.com.pl Per poter dare seguito alla Sua richiesta, potremmo chiederLe di fornire i dati necessari alla verifica della Sua identità oppure ulteriori informazioni indispensabili per il corretto esame e trattamento della Sua istanza.

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