Politique de confidentialité

À compter du 25 mai 2018, en raison de l’application du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, ainsi qu’à l’abrogation de la directive 95/46/CE (Règlement général sur la protection des données – RGPD), nous souhaitons vous communiquer plusieurs informations importantes concernant la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel ainsi que les droits dont vous disposez en lien avec ce traitement.

Les données à caractère personnel désignent toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (la « personne concernée »). Il peut s’agir notamment du prénom, du nom, de l’adresse, de la date de naissance, du numéro de téléphone ou de l’adresse électronique (cette liste n’est pas exhaustive).

Le responsable du traitement est la personne physique ou morale qui, seule ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement des données à caractère personnel, c’est-à-dire qui décide de la manière dont vos données sont traitées et qui est responsable de leur traitement conformément aux dispositions applicables.

Le responsable du traitement de vos données à caractère personnel, pour les finalités décrites ci-dessous, est :

Tartak « Olczyk » Sp. z o.o.
Świdno 1
29-105 Krasocin
Pologne

À quelles fins et sur quelles bases juridiques traitons-nous vos données ?

Nous pouvons traiter vos données à caractère personnel aux fins suivantes :

1. Conclusion et exécution d’un contrat

(article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD)

Notamment afin de :

• conclure et exécuter un contrat ;
• vérifier votre solvabilité et votre capacité de paiement ;
• procéder à la facturation et au règlement du contrat.

Ces traitements sont réalisés sur la base des données que vous nous fournissez ainsi que, le cas échéant, des données provenant d’autres sources, notamment :

• du Registre national judiciaire (Krajowy Rejestr Sądowy – KRS) ;
• du Registre central et de l’information sur l’activité économique (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej – CEIDG) ;
• des Bureaux d’information économique (Biura Informacji Gospodarczej – BIG).

Dans chaque cas, l’obtention de ces informations repose sur les dispositions légales régissant le fonctionnement de ces registres.

2. Respect des obligations légales qui nous incombent

(article 6, paragraphe 1, point c) du RGPD)

En particulier :

a. l’exécution de nos obligations fiscales, notamment l’établissement, la comptabilisation et l’archivage des factures ainsi que des autres documents comptables ;

b. l’exécution des obligations liées à l’exercice des droits prévus par le RGPD, notamment dans la mesure nécessaire à l’identification et à la vérification de l’identité de la personne exerçant ses droits, ainsi qu’à la réponse à sa demande.

3. Poursuite de nos intérêts légitimes

(article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD)

Notamment aux fins suivantes :

a. la réalisation d’actions de marketing direct concernant nos produits ou services pendant la durée de la relation contractuelle ;

b. l’établissement, l’exercice ou la défense de droits en justice, notamment en cas de litiges liés à la conclusion, à l’exécution ou au règlement des contrats, au traitement des réclamations, ou afin de démontrer notre conformité aux obligations découlant du RGPD ;

c. le traitement des demandes et des offres qui nous sont adressées par courrier électronique, via le formulaire de contact ou directement à l’adresse électronique d’un collaborateur de la société (gestion de la correspondance électronique) ;

d. la facilitation des échanges entre les collaborateurs des parties contractantes qui ne sont pas eux-mêmes parties au contrat, tant au stade des négociations commerciales que lors de l’exécution des contrats conclus ;

e. la vérification de l’identité des employés ou représentants de nos partenaires commerciaux collaborant avec notre société, notamment des chauffeurs venant retirer nos produits ou les marchandises commandées auprès de nos partenaires.

La communication de vos données est volontaire, mais elle est nécessaire à la réalisation des finalités mentionnées ci-dessus, notamment pour nous permettre de conclure un contrat avec vous ou de répondre à vos demandes.

Lorsque le traitement repose sur votre consentement, celui-ci est toujours donné librement et peut être retiré conformément aux dispositions applicables.

Nous pouvons également traiter vos données à caractère personnel à d’autres fins, sous réserve du respect de l’ensemble des exigences prévues par la législation en vigueur, notamment lorsque nous disposons d’une base juridique appropriée et que nous avons satisfait à nos obligations d’information à votre égard.

Pendant combien de temps traitons-nous vos données à caractère personnel ?

Les données à caractère personnel sont traitées pendant les périodes suivantes (il s’agit des durées maximales de conservation des données) :

1. Les données traitées aux fins de la conclusion et de l’exécution d’un contrat – pendant toute la durée du contrat, puis jusqu’à l’expiration des délais de prescription des créances réciproques (uniquement aux fins de l’établissement, de l’exercice ou de la défense de droits en justice), sur la base de notre intérêt légitime, ou jusqu’à la réception d’une opposition valablement formulée.

2. Les données traitées aux fins de l’exécution des obligations fiscales – pendant la durée prévue par la législation fiscale applicable, soit, en principe, 5 ans à compter de la fin de l’année civile au cours de laquelle la facture a été émise.

3. Les données traitées afin de satisfaire aux obligations liées à l’exercice des droits prévus par le RGPD – pendant la durée nécessaire à la défense contre d’éventuelles réclamations ou actions en justice (c’est-à-dire pendant le délai de prescription applicable aux actions fondées sur une atteinte aux droits de la personnalité).

4. Les données traitées à des fins de marketing direct de nos propres produits ou services – jusqu’à ce que vous exerciez votre droit d’opposition ; après réception de votre opposition ou le retrait de votre consentement, les données seront conservées uniquement aux fins de l’établissement, de l’exercice ou de la défense de droits en justice (pendant le délai de prescription applicable aux actions fondées sur une atteinte aux droits de la personnalité).

5. Les données traitées aux fins de l’établissement, de l’exercice ou de la défense de droits en justice – pendant la durée des délais de prescription des créances, qu’il s’agisse de celles pouvant être exercées à l’encontre de la Société ou de celles dont la Société est titulaire.

6. Les données traitées afin de répondre aux questions et aux demandes d’offres adressées par courrier électronique – jusqu’à la réception d’une opposition valablement formulée ou jusqu’à l’expiration des délais de prescription des créances réciproques liées à la correspondance échangée, notamment dans le cadre de l’exécution d’un contrat.

7. Les données traitées afin de permettre les échanges entre les collaborateurs des parties contractantes – jusqu’à la réception d’une opposition valablement formulée ou jusqu’à l’expiration des délais de prescription des créances réciproques liées à la correspondance échangée, notamment dans le cadre de l’exécution d’un contrat.

8. Les données traitées aux fins de la vérification de l’identité des employés – jusqu’à la réception d’une opposition ou jusqu’à l’expiration des délais de prescription des créances réciproques liées à la correspondance échangée, notamment dans le cadre de l’exécution d’un contrat.

De quelles sources obtenons-nous vos données ?

Dans les situations habituelles, nous recueillons vos données directement auprès de vous, notamment dans le cadre de la conclusion et de l’exécution de contrats ou afin de répondre aux questions que vous nous adressez (par exemple via les coordonnées de contact figurant sur notre site Internet). Nous pouvons également obtenir certaines données à partir de sources accessibles au public, telles que le site Internet de votre entreprise ou de l’entreprise qui vous emploie. Il peut notamment s’agir de votre prénom, de votre nom, de votre fonction, de votre numéro de téléphone professionnel et de votre adresse électronique professionnelle (à des fins de contact), ainsi que d’informations issues du Registre national judiciaire (Krajowy Rejestr Sądowy – KRS) ou du Registre central et de l’information sur l’activité économique (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej – CEIDG), dans le seul but de vérifier les informations que vous nous avez communiquées et uniquement dans la mesure où elles y figurent, ainsi qu’auprès de portails professionnels accessibles au public. Vos données peuvent également nous être communiquées par votre employeur afin de nous permettre de vous contacter dans le cadre du contrat conclu avec celui-ci ou de vérifier votre identité (par exemple lorsque vous êtes chauffeur chargé de venir retirer nos produits). À qui communiquons-nous vos données à caractère personnel ? Vos données à caractère personnel ne sont communiquées à aucun tiers, sauf lorsque cette communication est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel la Société est partie (par exemple un contrat conclu avec un assureur ou avec un client auquel les produits de la Société sont livrés par un transporteur externe) ou lorsqu’elle est imposée par la loi, notamment à la demande de la Police ou de toute autre autorité légalement habilitée. Nous pouvons également communiquer vos données lorsque nous disposons d’une autre base juridique valable, ce qui fait systématiquement l’objet d’une vérification préalable et dont vous êtes informé conformément aux dispositions applicables. Vos données à caractère personnel peuvent également être transmises à des sous-traitants agissant pour notre compte, notamment aux prestataires de services de sécurité (lorsque vous visitez nos locaux) ainsi qu’aux prestataires de services informatiques. Nous concluons avec ces prestataires des contrats de sous-traitance conformes au RGPD, en vertu desquels ils sont autorisés à traiter vos données uniquement aux fins et dans les limites prévues par ces contrats. Vos données à caractère personnel peuvent également être communiquées aux collaborateurs d’autres services de la Société (par exemple, si vous concluez un contrat avec le service commercial, vos données seront également transmises au service comptable afin de permettre la facturation et le règlement du contrat). Seuls les collaborateurs dûment autorisés ont accès à vos données à caractère personnel, dans la mesure strictement nécessaire à l’exercice de leurs fonctions. Si vos données à caractère personnel devaient être transférées en dehors de l’Espace économique européen (EEE), la Société mettra en œuvre les garanties appropriées afin de s’assurer que ce transfert est effectué conformément aux exigences applicables en matière de protection des données.

Quels sont vos droits concernant le traitement de vos données à caractère personnel ?

Vous disposez du droit d’accès à vos données, y compris du droit d’en obtenir une copie, du droit à la portabilité des données, du droit de rectification et d’effacement des données, du droit à la limitation du traitement ainsi que du droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, produisant des effets juridiques à votre égard ou vous affectant de manière significative de façon similaire (voir plus d’informations sur le site de l’autorité compétente en matière de protection des données). Nous vous invitons également à consulter la brochure d’information relative à vos droits disponible à l’adresse suivante : https://www.gov.pl/cyfryzacja/rodo-informator. Vous avez également le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente, à savoir le Président de l’Office de la protection des données personnelles (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych – UODO). Retrait du consentement Si vos données à caractère personnel sont traitées sur la base de votre consentement, vous pouvez retirer celui-ci à tout moment. Vous pouvez retirer votre consentement en nous adressant un courrier électronique ou un courrier postal aux coordonnées indiquées ci-dessous (rubrique « Comment nous contacter ? »). Le retrait du consentement n’affecte pas la licéité du traitement effectué avant ce retrait. En cas de retrait du consentement, la Société vérifiera si elle dispose toujours d’une autre base juridique lui permettant de poursuivre le traitement de vos données.

Veuillez noter que chaque fois que vos données à caractère personnel sont traitées sur la base de l’article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD (voir ci-dessus), c’est-à-dire sur la base de l’intérêt légitime de la Société, vous pouvez, à tout moment, vous opposer au traitement de vos données pour des raisons tenant à votre situation particulière. À la suite d’une telle opposition, la Société ne pourra plus traiter vos données à caractère personnel, sauf si elle démontre qu’il existe des motifs légitimes et impérieux justifiant le traitement, prévalant sur vos intérêts, vos droits et vos libertés, ou lorsque le traitement est nécessaire à l’établissement, à l’exercice ou à la défense de droits en justice.

Tout traitement de données fondé sur l’intérêt légitime de la Société (article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD) est systématiquement précédé d’une évaluation approfondie destinée à vérifier l’existence réelle de cet intérêt légitime. Dans ce contexte, il convient de noter que cette base juridique permet notamment, sans qu’un consentement supplémentaire soit nécessaire, de traiter les données à caractère personnel à des fins de marketing des propres produits ou services de la Société pendant la durée de la relation contractuelle (par exemple dans le cadre d’opérations de marketing direct par voie postale). Vous devez également savoir que, lorsque les données à caractère personnel sont traitées sur la base de l’article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD à des fins de marketing des propres produits ou services de la Société, il n’est pas nécessaire de justifier votre opposition par une situation particulière. Dès réception de votre opposition, la Société cessera de traiter vos données à caractère personnel sur cette base juridique à des fins de marketing, dans la mesure où ces données étaient utilisées à cette fin. Vous pouvez exercer votre droit d’opposition selon les modalités indiquées ci-dessous (rubrique « Comment nous contacter ? »). Comment nous contacter ? Pour toute question relative à la protection de vos données à caractère personnel (notamment pour exercer votre droit d’opposition, retirer votre consentement, signaler une violation des dispositions relatives à la protection des données ou exercer tout autre droit qui vous est reconnu), vous pouvez nous contacter par courrier électronique à l’adresse suivante : biuro@tartakolczyk.com.pl. Afin de répondre à votre demande, nous pourrons être amenés à vous demander les informations nécessaires à la vérification de votre identité ou toute information complémentaire indispensable au traitement correct de votre demande.

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