Datenschutzerklärung

Im Zusammenhang mit der Anwendung der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr sowie zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung – DSGVO) möchten wir Sie ab dem 25. Mai 2018 über wesentliche Informationen hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie über die Ihnen im Zusammenhang mit dieser Verarbeitung zustehenden Rechte informieren.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (betroffene Person) beziehen. Hierzu gehören insbesondere Angaben wie Vorname, Nachname, Anschrift, Geburtsdatum, Telefonnummer oder E-Mail-Adresse (die Aufzählung ist nicht abschließend).

Der Verantwortliche für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten entscheidet. Er bestimmt somit, wie Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden, und trägt die Verantwortung dafür, dass die Verarbeitung im Einklang mit den geltenden Datenschutzvorschriften erfolgt.

Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu den nachstehend genannten Zwecken ist:

Tartak „Olczyk” Sp. z o.o.

Świdno 1

29-105 Krasocin

Zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage dürfen wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten?

Wir können Ihre personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken verarbeiten:

1. Abschluss und Erfüllung eines Vertrags (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO), einschließlich der Prüfung der Bonität sowie der Vertragsabrechnung, auf Grundlage der von Ihnen bereitgestellten Daten oder von Daten aus anderen Quellen (Nationales Gerichtsregister – Krajowy Rejestr Sądowy (KRS), Zentrales Register und Informationssystem über die Wirtschaftstätigkeit – Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEIDG) sowie Wirtschaftsauskunfteien – Biura Informacji Gospodarczej (BIG)). Die jeweilige Rechtsgrundlage für die Einholung dieser Informationen ergibt sich aus den gesetzlichen Vorschriften, die den Betrieb der jeweiligen Informationsregister regeln.

2. Erfüllung der uns obliegenden gesetzlichen Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO), insbesondere:

a. Erfüllung steuerrechtlicher Verpflichtungen (Ausstellung und Abrechnung von Rechnungen sowie sonstigen Buchhaltungsunterlagen);

b. Erfüllung der Verpflichtungen im Zusammenhang mit der Wahrnehmung der in der DSGVO vorgesehenen Rechte, insbesondere soweit dies zur Identifizierung und Überprüfung der Identität der anfragenden Person sowie zur Bearbeitung und Beantwortung ihrer Anfrage erforderlich ist.

3. Wahrung unserer berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO), insbesondere:

a. Direktmarketing unserer Produkte oder Dienstleistungen während der Durchführung des Vertrags;

b. Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, die im Zusammenhang mit abgeschlossenen Verträgen entstehen können (Vertragserfüllung und -abrechnung, Bearbeitung von Reklamationen) oder im Zusammenhang mit der Erfüllung der sich aus der DSGVO ergebenden Verpflichtungen stehen (um die Einhaltung der Datenschutzvorschriften nachweisen zu können);

c. Beantwortung von Anfragen und Angebotsanfragen, die per E-Mail, über das Kontaktformular oder an die E-Mail-Adresse eines Mitarbeiters gerichtet werden (Führung der E-Mail-Korrespondenz);

d. Ermöglichung der Kommunikation zwischen den Mitarbeitern der Vertragsparteien, die selbst keine Vertragsparteien sind, sowohl im Angebotsstadium als auch im Rahmen der Durchführung geschlossener Verträge;

e. Überprüfung der Identität von Mitarbeitern unserer Vertragspartner, die mit unserem Unternehmen zusammenarbeiten, beispielsweise Fahrern, die unsere Produkte abholen oder Waren entgegennehmen, die bei unserem Vertragspartner bestellt wurden.

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist freiwillig, jedoch für die Erreichung der oben genannten Zwecke erforderlich, beispielsweise damit wir einen Vertrag mit Ihnen schließen oder Ihre Anfrage beantworten können. Die Erteilung einer Einwilligung erfolgt stets freiwillig.

Wir können Ihre personenbezogenen Daten auch zu anderen Zwecken verarbeiten, sofern sämtliche gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind, insbesondere wenn hierfür eine entsprechende Rechtsgrundlage besteht und wir unseren gesetzlichen Informationspflichten Ihnen gegenüber nachkommen.

Wie lange verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

Ihre personenbezogenen Daten werden für die nachstehend genannten Zeiträume verarbeitet (es handelt sich jeweils um die maximalen Speicher- bzw. Verarbeitungsfristen):

1. Daten, die zum Abschluss und zur Erfüllung eines Vertrags verarbeitet werden – für die Dauer des Vertrags und anschließend bis zum Ablauf der gesetzlichen Verjährungsfrist für gegenseitige Ansprüche (ausschließlich zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen) auf Grundlage unseres berechtigten Interesses oder bis zur wirksamen Einlegung eines Widerspruchs.
2. Daten, die zur Erfüllung steuerrechtlicher Verpflichtungen verarbeitet werden – für den in den steuerrechtlichen Vorschriften vorgesehenen Zeitraum, grundsätzlich fünf Jahre ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.
3. Daten, die zur Erfüllung von Verpflichtungen im Zusammenhang mit den in der DSGVO vorgesehenen Betroffenenrechten verarbeitet werden – für den Zeitraum, der erforderlich ist, um Rechtsansprüche abzuwehren (bis zum Ablauf der Verjährungsfrist für Ansprüche wegen der Verletzung von Persönlichkeitsrechten).
4. Daten, die zum Zweck des Direktmarketings unserer eigenen Produkte oder Dienstleistungen verarbeitet werden – bis zur Einlegung eines Widerspruchs; nach Einlegung des Widerspruchs bzw. Widerruf einer Einwilligung ausschließlich zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (bis zum Ablauf der Verjährungsfrist für Ansprüche wegen der Verletzung von Persönlichkeitsrechten).
5. Daten, die zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen verarbeitet werden – bis zum Ablauf der jeweiligen gesetzlichen Verjährungsfrist sowohl für Ansprüche gegen die Gesellschaft als auch für Ansprüche der Gesellschaft.
6. Daten, die zur Beantwortung von per E-Mail übermittelten Anfragen oder Angebotsanfragen verarbeitet werden – bis zur wirksamen Einlegung eines Widerspruchs oder bis zum Ablauf der Verjährungsfrist für gegenseitige Ansprüche im Zusammenhang mit der geführten Korrespondenz, beispielsweise im Rahmen der Vertragserfüllung.
7. Daten, die zur Ermöglichung der Kommunikation zwischen den Mitarbeitern der Vertragsparteien verarbeitet werden – bis zur wirksamen Einlegung eines Widerspruchs oder bis zum Ablauf der Verjährungsfrist für gegenseitige Ansprüche im Zusammenhang mit der geführten Korrespondenz, beispielsweise im Rahmen der Vertragserfüllung.
8. Daten, die zur Überprüfung der Identität von Mitarbeitern verarbeitet werden – bis zur Einlegung eines Widerspruchs oder bis zum Ablauf der Verjährungsfrist für gegenseitige Ansprüche im Zusammenhang mit der geführten Korrespondenz, beispielsweise im Rahmen der Vertragserfüllung.

Aus welchen Quellen beziehen wir Ihre personenbezogenen Daten?

In den meisten Fällen erhalten wir Ihre personenbezogenen Daten unmittelbar von Ihnen, beispielsweise im Rahmen des Abschlusses und der Durchführung von Verträgen oder bei der Beantwortung Ihrer Anfragen (etwa über die auf unserer Website angegebenen Kontaktadressen). Darüber hinaus können wir personenbezogene Daten aus allgemein zugänglichen Quellen beziehen, beispielsweise von der Website Ihres Unternehmens oder des Unternehmens, bei dem Sie beschäftigt sind. Hierzu gehören insbesondere Ihr Vor- und Nachname, Ihre berufliche Position, Ihre geschäftliche Telefonnummer sowie Ihre dienstliche E-Mail-Adresse (zu Kontaktzwecken). Ferner können wir Daten aus dem Nationalen Gerichtsregister (Krajowy Rejestr Sądowy – KRS) oder aus dem Zentralen Register und Informationssystem über die Wirtschaftstätigkeit (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej – CEIDG) beziehen, um die von Ihnen gemachten Angaben ausschließlich im dort verfügbaren Umfang zu überprüfen. Ebenso können Daten aus allgemein zugänglichen Branchenverzeichnissen und Fachportalen erhoben werden. Ihre personenbezogenen Daten können uns außerdem von Ihrem Arbeitgeber übermittelt werden, um den Kontakt im Rahmen eines mit ihm geschlossenen Vertrags zu ermöglichen oder Ihre Identität zu überprüfen, beispielsweise wenn Sie als Fahrer unsere Produkte abholen. An wen geben wir personenbezogene Daten weiter?Ihre personenbezogenen Daten werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, es sei denn, dies ist zur Erfüllung eines Vertrags erforderlich, dessen Vertragspartei die Gesellschaft ist (beispielsweise im Rahmen eines Vertrags mit einem Versicherungsunternehmen oder mit einem Kunden, an den Produkte der Gesellschaft unter Inanspruchnahme eines externen Transportunternehmens geliefert werden), oder die Weitergabe ist gesetzlich vorgeschrieben, etwa auf Anforderung der Polizei oder einer anderen zuständigen Behörde. Eine Weitergabe personenbezogener Daten kann außerdem erfolgen, wenn hierfür eine andere gesetzliche Rechtsgrundlage besteht. Das Vorliegen einer solchen Rechtsgrundlage wird von uns stets geprüft; über eine entsprechende Datenverarbeitung informieren wir Sie im Einklang mit den gesetzlichen Vorgaben. Ihre personenbezogenen Daten können ferner an Auftragsverarbeiter weitergegeben werden, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, beispielsweise an Sicherheitsdienstleister (wenn Sie unser Betriebsgelände besuchen) oder an IT-Dienstleister. Mit diesen Unternehmen schließen wir Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO. Sie dürfen Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich zu den in diesen Verträgen festgelegten Zwecken und in dem dort bestimmten Umfang verarbeiten. Ihre personenbezogenen Daten können außerdem an Mitarbeiter anderer Abteilungen unseres Unternehmens weitergegeben werden. Haben Sie beispielsweise einen Vertrag mit unserer Vertriebsabteilung abgeschlossen, werden Ihre Daten auch an die Buchhaltung übermittelt, soweit dies für die Abrechnung des Vertrags erforderlich ist. Zugriff auf personenbezogene Daten haben ausschließlich die hierzu befugten Mitarbeiter und nur in dem Umfang, der zur Erfüllung ihrer jeweiligen dienstlichen Aufgaben erforderlich ist. Sollten Ihre personenbezogenen Daten in ein Land außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übermittelt werden, wird die Gesellschaft geeignete Garantien und Schutzmaßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass eine solche Datenübermittlung im Einklang mit den geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften erfolgt.

Welche Rechte stehen Ihnen hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu?

Sie haben das Recht auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten, einschließlich des Rechts, eine Kopie dieser Daten zu erhalten. Darüber hinaus stehen Ihnen das Recht auf Datenübertragbarkeit, das Recht auf Berichtigung, das Recht auf Löschung, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung sowie das Recht zu, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Ferner haben Sie das Recht, Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde einzulegen. Widerruf einer Einwilligung Werden Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage Ihrer Einwilligung verarbeitet, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Den Widerruf können Sie per E-Mail oder schriftlich an die unten angegebenen Kontaktdaten (siehe Abschnitt „Wie können Sie uns kontaktieren?“) richten. Der Widerruf Ihrer Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Zeitpunkt ihres Widerrufs erfolgten Verarbeitung. Nach Eingang des Widerrufs prüft die Gesellschaft, ob eine andere Rechtsgrundlage für die weitere Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten besteht.

Widerspruchsrecht Werden Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO (berechtigtes Interesse der Gesellschaft) verarbeitet, können Sie jederzeit aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einlegen. Nach Eingang Ihres Widerspruchs wird die Gesellschaft die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einstellen, es sei denn, sie kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Jede Verarbeitung personenbezogener Daten auf Grundlage eines berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO wird von der Gesellschaft stets durch eine sorgfältige Interessenabwägung geprüft, um sicherzustellen, dass ein berechtigtes Interesse tatsächlich besteht. In diesem Zusammenhang weisen wir darauf hin, dass auf Grundlage des berechtigten Interesses – ohne dass hierfür eine gesonderte Einwilligung erforderlich ist – personenbezogene Daten zum Zweck der Direktwerbung für eigene Produkte oder Dienstleistungen der Gesellschaft während der Laufzeit eines Vertrags verarbeitet werden können (beispielsweise im Rahmen der klassischen postalischen Direktwerbung). Werden Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO zum Zweck der Direktwerbung für eigene Produkte oder Dienstleistungen verarbeitet, müssen Sie Ihren Widerspruch nicht begründen. Nach Eingang Ihres Widerspruchs darf die Gesellschaft Ihre personenbezogenen Daten für Zwecke der Direktwerbung nicht mehr auf dieser Rechtsgrundlage verarbeiten, soweit die Daten zu diesem Zweck verarbeitet wurden. Den Widerspruch können Sie auf die im nachstehenden Abschnitt genannten Weise einlegen. Wie können Sie uns kontaktieren? Bei sämtlichen Fragen zum Datenschutz, insbesondere zur Ausübung Ihrer Betroffenenrechte, zur Einlegung eines Widerspruchs, zum Widerruf einer Einwilligung oder zur Meldung eines vermuteten Verstoßes gegen datenschutzrechtliche Vorschriften, können Sie sich jederzeit per E-Mail an uns wenden: biuro@tartakolczyk.com.pl Zur Bearbeitung Ihres Anliegens können wir Sie gegebenenfalls auffordern, die zur Feststellung Ihrer Identität erforderlichen Angaben zu machen oder zusätzliche Informationen bereitzustellen, soweit diese für die ordnungsgemäße Bearbeitung Ihres Antrags notwendig sind.

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